Régulariser les charges locatives, dans l’ordre et sans erreur

Publié le 12 juin 2026 · règles vérifiées à cette date

Si votre bail prévoit des provisions pour charges (le cas général en location vide), la loi vous impose de les régulariser au moins une fois par an : comparer ce que le locataire a versé à ce qu’il devait réellement, et corriger la différence, dans un sens ou dans l’autre. Voici la méthode, étape par étape.

1. Vérifiez que vous êtes bien en « provisions »

La régularisation ne concerne que les baux à provisions sur charges, avec régularisation annuelle (art. 23 de la loi du 6 juillet 1989). Si votre bail meublé est au forfait de charges, le montant est définitif : aucune régularisation possible, ni dans votre intérêt ni dans celui du locataire. Le bail mobilité est toujours au forfait.

2. Rassemblez les dépenses de l’exercice

La base du calcul, c’est le relevé des dépenses réelles : décompte annuel du syndic en copropriété (rubrique « charges récupérables » ou « quote-part locative »), factures d’eau ou d’entretien en maison individuelle, avis de taxe foncière pour la TEOM. Seules les charges de la liste limitative du décret n° 87-713 peuvent être refacturées : eau, chauffage collectif, électricité et entretien des parties communes, ascenseur, espaces verts, hygiène, taxes d’ordures ménagères et de balayage, personnel d’immeuble sous conditions.

3. Calculez la part du locataire, au prorata de ses jours

Si le locataire a occupé le logement toute la période, sa part est simple. S’il est entré ou parti en cours d’exercice, chaque poste se proratise au jour exact : quote-part = dépense récupérable × jours d’occupation ÷ jours de l’exercice.

4. Envoyez le décompte un mois avant la régularisation

La loi exige de communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, un décompte par nature de charges (eau, ascenseur, TEOM…) et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements. Un montant global sans ventilation n’est pas conforme, et c’est la première cause de contestation.

5. Tenez les justificatifs à disposition pendant 6 mois

À compter de l’envoi du décompte, le locataire peut demander à consulter les pièces (factures, contrats d’entretien, décompte de copropriété) pendant six mois. Conservez-les ensemble, et dites-le dans votre courrier : la transparence désamorce les doutes.

Les délais à connaître

• 3 ans : vous pouvez réclamer des charges sur les trois dernières années (prescription de l’art. 7-1). Au-delà, c’est perdu.
• Étalement sur 12 mois : si la régularisation intervient après la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité, le locataire peut exiger de payer en douze mensualités.