Calculez votre régularisation de charges
5 étapes, environ 10 minutes. Le résultat s’affiche gratuitement ; le dossier complet à envoyer au locataire (décompte conforme, lettre, détail des calculs) coûte 19 €.
Étape 1 sur 5 : Votre situation
Ce que produit le calculateur
Un cas réel : locataire parti le 15 juillet, 1 200 € d’eau froide, 180 € de TEOM, 650 € de provisions encaissées. Voici le décompte produit ; la lettre d’accompagnement et l’annexe de calcul l’accompagnent dans le dossier.
Décompte de régularisation des charges locatives
M. Pierre Martin · du 1 janvier au 15 juillet (196 jours / 365)
| Eau froide | 1 200,00 € | 644,38 € |
| TEOM | 180,00 € | 96,66 € |
| Quote-part de la période | 741,04 € | |
| Provisions encaissées | − 650,00 € |
Solde dû par le locataire91,04 €
Chaque ligne est proratisée au jour exact, et expliquée en annexe.
Le dossier : décompte conforme art. 23 · lettre d’accompagnement · annexe de calcul
Charger ce cas dans le calculateur
Le calcul complet s’affiche immédiatement, modifiable ligne à ligne.
La formule appliquée
Pour chaque nature de charge :
quote-part = dépense récupérable × jours d’occupation ÷ jours de l’exercice
Arrondie au centime, ligne à ligne. Le dénominateur est le nombre réel de jours de l’exercice (365 ou 366 : les années bissextiles comptent), les jours d’occupation se comptent d’entrée et de sortie incluses. Les provisions encaissées se déduisent du total : le solde est dû par le locataire, ou à lui rembourser.
Les cas que le calculateur couvre
Année pleine
Un locataire présent tout l’exercice : régularisation annuelle classique, provisions déduites.
Départ en cours d’année
Locataire parti le 15 juillet ? 196 jours sur 365, pas « environ la moitié ». Volet dépôt de garantie inclus.
Arrivée en cours d’exercice
L’entrant ne paie que ses jours : le prorata démarre à la date d’arrivée.
Locataires successifs et vacance
Une ligne par occupation ; les jours vacants restent au bailleur, jamais reportés sur un locataire.
Gardien à 75 % ou 40 %
La part récupérable du salaire dépend de ses missions : la règle du décret est appliquée pour vous.
TEOM au prorata
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères se récupère au prorata des jours d’occupation.
Ce que l’outil ne fait pas
- Forfait de charges et bail mobilité : pas de régularisation possible (le forfait est définitif). L’outil vous le dit à la première étape, et ne vous fait rien payer.
- Conseil juridique : l’outil calcule et met en forme selon les textes cités ; il ne remplace pas l’avis d’un professionnel sur un litige.
- Vos justificatifs : le décompte s’appuie sur vos montants ; les pièces (factures, décomptes de syndic) restent à tenir à disposition du locataire 6 mois.
Questions fréquentes sur le calcul
Le calcul est-il vraiment gratuit ?
Oui : le résultat complet (soldes par locataire, détail par poste) s’affiche à l’écran sans inscription ni carte bancaire. Seul le dossier PDF à envoyer au locataire (décompte conforme, lettre, annexe de calcul) coûte 19 €, remboursables 14 jours.
Mon locataire est parti en cours d’année, comment calculer sa part ?
Au prorata de ses jours exacts d’occupation, poste par poste : c’est précisément ce que fait le calculateur. Le cas est détaillé dans le guide Départ du locataire : régulariser les charges au prorata.
Quelles charges puis-je récupérer auprès du locataire ?
Uniquement celles de la liste limitative du décret n° 87-713 : le calculateur ne propose que ces postes et signale les pièges (gros travaux, honoraires de syndic, assurance…). La liste commentée est dans le guide Charges récupérables : la liste du décret 87-713.
L’arrêté des comptes de la copropriété n’est pas encore approuvé, je fais quoi ?
Au départ du locataire, vous pouvez conserver une provision justifiée jusqu’à 20 % du dépôt de garantie, puis régulariser dans le mois suivant l’approbation des comptes. Le calculateur chiffre cette retenue en mode « Départ du locataire » ; les règles sont dans le guide Retenue de 20 % sur le dépôt de garantie.
Et si mon bail prévoit un forfait de charges ?
Un forfait ne se régularise pas : le montant est définitif, quelles que soient les charges réelles. L’outil vous le dit à la première étape et ne vous fait rien payer. Pour vérifier ce que prévoit votre bail : Location meublée : forfait ou provisions de charges ?
Sources
- Art. 23, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (provisions, régularisation, décompte, justificatifs)
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste limitative des charges récupérables)
- service-public.gouv.fr, fiche F947 « Charges locatives »
Pour approfondir