La quittance de loyer et les charges locatives : ce qu’elle constate, ce qu’elle ne règle pas

Publié le 21 juillet 2026 · règles vérifiées à cette date

Pour beaucoup de bailleurs, la quittance est le seul document qui circule pendant tout le bail. Elle porte une ligne « charges » qui ressemble à un compte réglé, et c’est là que naît le malentendu. Une année entière de quittances impeccables ne dit rien de ce que l’immeuble a coûté, et ne dispense d’aucune des obligations de la régularisation annuelle.

1. Tout ce que l’article 21 impose, et rien d’autre

Cinq obligations, pas une de plus. Voici l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, dans ses propres termes.

• « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. »
• « La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. »
• « Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. »
• « Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. »
• « Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. »

La seule mention imposée est donc la séparation du loyer et des charges, avec le détail des sommes versées. Les trois suivantes ne le sont ni par cet article, ni par le décret sur les contrats types de location. Elles se sont imposées par l’usage, parce qu’elles rendent la quittance opposable, c’est-à-dire capable de prouver qui a payé quoi, pour quelle période et pour quel logement.

• Les nom et adresse du bailleur et du locataire, l’adresse du logement loué.
• La période couverte, avec ses dates de début et de fin : c’est elle qui borne la preuve.
• La date d’émission et la signature du bailleur ou de son mandataire.

2. Depuis avril 2024, le refus a un volet pénal

La loi du 9 avril 2024 a créé l’article 3-4 de la loi de 1989 : le fait, pour un bailleur ou tout intermédiaire, de refuser l’établissement d’un contrat conforme à l’article 3 et la délivrance d’un reçu ou d’une quittance mentionnés à l’article 21, ou de dissimuler ces obligations, est puni d’un an d’emprisonnement et de 20 000 € d’amende, portée à 100 000 € pour une personne morale.

La portée exacte compte, et deux lectures s’imposent. D’abord, le texte vise le refus et la dissimulation, pas la quittance envoyée avec quinze jours de retard. Ensuite, il relie par un « et » le refus du contrat conforme et celui du reçu ou de la quittance : la loi pénale étant d’interprétation stricte, le délit vise d’abord le bailleur qui refuse l’ensemble. Un refus de quittance isolé reste plus vraisemblablement sur le terrain civil, où la sanction existe aussi : une clause du bail faisant supporter au locataire les frais de relance ou d’expédition de la quittance est réputée non écrite (article 4 p). Facturer deux euros de timbre, c’est une clause morte doublée d’un manquement à l’article 21.

3. Avis d’échéance, quittance, décompte : trois documents, trois moments

L’article 21 nomme lui-même les deux premiers, ce qui suffit à les séparer : la quittance porte les sommes versées, elle ne peut donc exister qu’après paiement. L’avis d’échéance, lui, arrive avant, pour annoncer ce qui va être dû, et ne prouve rien. Quant au décompte de régularisation, il arrive une fois par an, et c’est lui seul qui ventile les charges par nature et donne le mode de répartition entre locataires dans les immeubles collectifs (article 23).

4. La ligne « charges » : une avance, ou un prix

Aux provisions, une quittance atteste une avance, jamais un coût : tant que la régularisation n’est pas faite, personne ne sait si cette avance était trop haute ou trop basse. Au forfait, elle atteste au contraire un prix, définitif (meublé et colocation à baux multiples, section 7).

Ce résultat commande la suite : une provision qui laisse 178,40 € de retard chaque année doit être recalée pour l’exercice suivant, et ce sont les quittances des mois à venir qui porteront le nouveau montant (voir réajuster les provisions après une régularisation).

5. Les deux lignes qui ne sont ni du loyer, ni des provisions

C’est l’angle mort de la plupart des modèles de quittance. Deux dispositifs font transiter par elle des sommes qui ne sont ni du loyer, ni des provisions sur charges, et qui n’entrent donc jamais dans le décompte de régularisation.

• L’assurance souscrite pour le compte du locataire (article 7 g). Si le locataire ne fournit pas d’attestation et qu’une mise en demeure reste sans effet pendant un mois, vous pouvez souscrire à sa place une assurance limitée à la responsabilité locative. La prime annuelle est alors « récupérable par le bailleur par douzième à chaque paiement du loyer », inscrite sur l’avis d’échéance et portée sur la quittance, éventuellement majorée dans la limite d’un montant fixé par décret en Conseil d’État. Elle se récupère par ce mécanisme propre, pas par la régularisation de l’article 23.
• La contribution pour le partage des économies de charge (article 23-1). Elle n’a rien d’automatique après des travaux d’économie d’énergie : elle suppose une concertation préalable avec le locataire, un ensemble de travaux achevés qui lui bénéficient directement et lui soient justifiés, et un logement classé entre A et E. Elle apparaît alors sur la quittance comme une ligne supplémentaire intitulée « Contribution au partage de l’économie de charges », avec ses dates de mise en place, de terme et d’achèvement des travaux (décret du 23 novembre 2009). Son montant est fixe et non révisable, plafonné à la moitié de l’économie d’énergie estimée, pour quinze ans au maximum.

6. Le solde de régularisation : où il passe, et où il ne passe pas

Le solde ne se fond jamais dans la ligne « charges » du mois courant, qui reste la provision de ce mois-là. Quand le locataire règle les 178,40 €, la quittance correspondante se fait à part : période couverte égale à l’exercice régularisé, mention explicite du type « régularisation des charges de l’exercice 2025 ». Dans l’autre sens, quand le solde est en faveur du locataire et que vous le déduisez de l’appel suivant, la quittance de ce mois affichera des provisions inférieures au montant du bail. Écrivez-le : sans cette mention, le document atteste un versement partiel, ce qu’il n’est pas.

Reste le cas fréquent du solde impayé. Le locataire continue de régler loyer et provisions, mais laisse les 178,40 € de côté. Vous lui devez toujours ses quittances mensuelles : elles constatent ce qu’il a effectivement versé pour ces mois-là. Elles ne disent rien du solde de l’exercice antérieur, qui reste dû et se réclame dans les trois ans (article 7-1). Une quittance mensuelle n’est ni un quitus, ni une remise de dette.

7. Départ, meublé, colocation : ce que la quittance ne règle pas

Au départ, la quittance du dernier mois ne solde pas les comptes. La régularisation intervient souvent après, quand le syndic a arrêté l’exercice. L’article 22 autorise alors, lorsque les locaux loués se situent dans un immeuble collectif, à procéder à un arrêté des comptes provisoire et à conserver, lorsqu’elle est dûment justifiée, une provision ne pouvant excéder 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Ces 20 % ne se prennent pas de droit. Les charges du locataire sortant se calculent au prorata de son occupation, jour par jour, ce que détaille notre guide sur le départ du locataire.

En meublé de résidence principale, l’article 25-3 rend l’article 21 applicable : la quittance est due dans les mêmes termes, distinguant le loyer et les charges, y compris quand ces charges sont un forfait. En revanche l’article 23 ne figure pas dans cette liste : les charges y relèvent de l’article 25-10, qui laisse le choix entre des provisions régularisables et un forfait ne donnant lieu ni à complément, ni à remboursement. Une quittance de meublé peut donc porter une ligne « charges » que rien ne viendra corriger après coup. Le forfait se révise en revanche une fois par an, dans les mêmes conditions que le loyer principal : c’est par là, et seulement par là, qu’il se remet à niveau (voir le guide de la régularisation en meublé).

8. Quand vos quittances vous sont réclamées

Si votre locataire réclame ses quittances et que vous ne les délivrez pas, la voie de recours n’est pas celle qu’on croit. La commission départementale de conciliation est compétente pour les charges locatives, le dépôt de garantie, l’état des lieux, le congé ou la décence : un désaccord sur le montant des charges portées à la quittance peut donc l’intéresser, mais la délivrance du document, elle, ne figure pas dans sa liste. Sur ce point, le chemin est celui de la mise en demeure écrite, puis du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire, sans avocat obligatoire en bail d’habitation.

La demande peut porter sur des périodes anciennes, y compris après la fin du bail : la résiliation ne vaut que pour l’avenir, et l’obligation porte sur les sommes versées pendant le bail. Elle n’est pas sans limite pour autant, l’action en délivrance dérivant du bail et se prescrivant par trois ans comme les autres (article 7-1). Un point mérite alors d’être dit au locataire, parce qu’il déçoit souvent : une quittance rééditée aujourd’hui pour 2023 porte les provisions de 2023, pas les montants régularisés depuis. Pour le résultat de l’exercice, c’est le décompte qu’il faut ressortir.

Les délais à garder en tête

• Aucun pour la quittance elle-même : l’article 21 ne fixe ni délai de délivrance, ni périodicité.
• 1 mois avant la régularisation pour le décompte par nature, puis 6 mois de mise à disposition des justificatifs (article 23).
• 3 ans : délai pour réclamer un solde de charges, qu’il ait figuré ou non sur une quittance (article 7-1).
• 3 ans après la fin du bail : gardez de quoi rééditer une quittance et établir votre créance, l’action se prescrivant dans le même délai.