État des lieux de sortie et solde de charges : deux comptes, deux calendriers

Publié le 4 août 2026 · règles vérifiées à cette date

Le jour des clés, deux comptes se croisent sans se confondre. Le premier porte sur l’état du logement : c’est l’état des lieux de sortie, comparé à celui d’entrée, qui décide des retenues. Le second porte sur les charges : il dépend de dépenses que vous ne connaissez pas encore, parfois pas avant l’année suivante. Les mélanger fait glisser la restitution du dépôt au-delà du terme, et la majoration de retard suit.

1. L’état des lieux de sortie lance le compte à rebours du dépôt

Le délai de restitution court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 pose deux mois comme principe, et ramène ce délai à un mois lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée. Passé le terme, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel en principal, hors charges, pour chaque période mensuelle commencée en retard.

Cette majoration connaît une exception, et elle tient à une mention de l’état des lieux de sortie : elle n’est pas due lorsque l’origine du défaut de restitution dans les délais résulte de l’absence de transmission par le locataire de l’adresse de son nouveau domicile. Le décret du 30 mars 2016 impose justement de porter à la sortie l’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire, ainsi que la date de l’état des lieux d’entrée et, éventuellement, les évolutions constatées pièce par pièce. Si le locataire refuse de donner cette adresse, notez-le au document : c’est ce qui vous protège si le décompte définitif ne part qu’en mars suivant.

2. « Conforme » se juge sur le logement, pas sur les sommes dues

Un état des lieux de sortie conforme ne signifie pas que le locataire ne doit plus rien. La conformité s’apprécie sur l’état des lieux, et elle seule commande le passage de deux mois à un mois. Vous restez libre de déduire du dépôt les sommes restant dues et celles dont vous pourriez être tenu aux lieu et place du locataire, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées : un arriéré de loyer, un solde de charges chiffré, une facture réglée à sa place. Retenir un impayé ne rend pas l’état des lieux non conforme et ne vous donne pas deux mois au lieu d’un.

« Dûment justifiées » se prend au mot : une somme retenue s’appuie sur une pièce, devis ou facture, un décompte ou l’état des lieux lui-même, pas sur une estimation de principe. Et une différence constatée à la sortie n’est pas toujours une retenue. Les deux régimes de l’article 7 ne se recouvrent pas. Le locataire répond des dégradations et pertes survenues dans les locaux dont il a la jouissance exclusive, à moins qu’il ne prouve la force majeure, la faute du bailleur ou le fait d’un tiers qu’il n’a pas introduit. Il assume par ailleurs l’entretien courant, les menues réparations et les réparations locatives, sauf lorsqu’elles sont occasionnées par vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou force majeure.

La vétusté est définie comme l’usure ou la détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements. Les parties peuvent convenir, dès la signature du bail, d’appliquer une grille de vétusté, mais pas n’importe laquelle : elle doit être choisie parmi celles issues d’un accord collectif de location ou d’un accord collectif local. Cette grille définit alors, au minimum pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d’abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives. Une moquette de douze ans ne se refacture pas à neuf.

3. Ce que l’état des lieux date, et que rien d’autre ne rend opposable

L’état des lieux d’entrée comme celui de sortie comportent, le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie. La pièce est contradictoire, signée des deux parties, et datée du jour des clés : c’est ce qui la rend opposable. Elle ne sert pas que l’eau. Dès qu’un contrat de fourniture reste à votre nom, l’index relevé ce jour-là trace la frontière entre la consommation du sortant et celle de l’entrant, sans passer par une clé de répartition. Photographiez l’index : le décret autorise expressément la description à être complétée d’observations ou de réserves et illustrée d’images.

À l’inverse, un compteur inaccessible ou illisible le jour de la sortie ne se rattrape pas : notez-le comme réserve plutôt que d’inscrire un chiffre approximatif que vous devrez défendre six mois plus tard. Le détail de la facturation de l’eau, poste par poste, figure dans notre guide de la facturation de l’eau.

4. Les délais du dépôt, puis le calendrier des charges

• 1 mois après la remise des clés, si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée.
• 2 mois dans le cas contraire, les retenues devant être dûment justifiées.
• Jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble en immeuble collectif, pour une provision dûment justifiée plafonnée à 20 % du dépôt, puis régularisation définitive et restitution du solde dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes. Les conditions dans notre guide de la provision de 20 %.

Ce troisième régime a une porte de sortie : les parties peuvent amiablement convenir de solder immédiatement l’ensemble des comptes. Avec l’accord du locataire, vous arrêtez les charges sur une base acceptée des deux côtés le jour des clés, et vous refermez le dossier au lieu d’attendre l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble.

Concrètement, cela fait deux courriers à deux dates, et non un « solde de tout compte » unique. Le premier accompagne la restitution partielle dans le délai d’un ou deux mois : il porte l’arrêté des comptes provisoire et justifie la provision conservée. Le second, après l’approbation des comptes, porte la régularisation définitive : décompte par nature, imputation de la provision retenue, et solde dans un sens ou dans l’autre. Un modèle figure dans notre guide de la lettre de régularisation.

Le dépôt réglé, les charges suivent leur propre calendrier : régularisation annuelle, décompte par nature communiqué un mois avant, justificatifs tenus six mois à disposition (article 23). La prescription de trois ans joue dans les deux sens, puisqu’elle vise toutes les actions dérivant du bail : elle borne ce que vous pouvez encore réclamer, et ce que le locataire peut encore vous réclamer, notamment au titre du dépôt (voir notre guide de la prescription triennale). Restituer le dépôt ne vous dispense de rien, et ne solde rien.

5. Les clés ne bornent pas les charges

C’est l’écart que le calcul rate. Le compte du dépôt part de la remise des clés. Le compte des charges, lui, dépend de qui a donné congé. Si le congé émane du locataire, il est redevable du loyer et des charges pour tout le délai de préavis, même s’il a rendu les clés plus tôt, sauf si le logement se trouve occupé avant la fin du préavis par un autre locataire en accord avec vous. Si le congé émane du bailleur, il n’est redevable que pour le temps où il a réellement occupé les lieux (article 15). Un locataire qui a donné congé et rend les clés le 20 mai pour un préavis échu le 30 juin doit les charges de juin, alors que votre délai de restitution, lui, a commencé le 20 mai. Deux dates, deux comptes.

Les deux natures ne se traitent pas de la même façon : l’index mesure, la quote-part se proratise. Seuls les postes répartis à l’immeuble passent par le prorata jour-exact. La mécanique complète du départ en cours d’exercice est traitée dans notre guide du départ du locataire. En colocation, le dépôt suit encore une autre règle, détaillée dans notre guide de la colocation.

6. Hors immeuble collectif, la provision de 20 % n’existe pas

Le texte réserve cette provision aux locaux situés dans un immeuble collectif, dont les comptes ne sont arrêtés qu’une fois l’an. La condition tient à l’immeuble, pas au statut de copropriété : un bailleur qui possède l’immeuble entier y a droit, un bailleur de maison individuelle non. Dans ce dernier cas, le dépôt se restitue intégralement dans le délai d’un ou deux mois, alors même qu’une facture d’eau ou un avis de taxe d’enlèvement des ordures ménagères peut arriver ensuite.

Il reste à s’entendre, ou à attendre. Un accord de solde sur une base acceptée des deux côtés ferme le dossier le jour des clés. À défaut, vous restituez le dépôt en entier dans les délais, puis vous réclamez le solde de charges par un décompte ventilé, dans la limite des trois ans. Les postes récupérables en maison sont détaillés dans notre guide de la maison individuelle.

7. Le dépôt suit le logement, pas le vendeur

Si vous vendez le logement en cours de bail, la restitution du dépôt de garantie incombe au nouveau bailleur. Une convention contraire entre vendeur et acquéreur reste valable, mais n’a d’effet qu’entre eux : c’est l’acheteur que le locataire pourra poursuivre, à charge pour lui de se retourner ensuite contre le vendeur. Réglez la question dans l’acte, et transmettez au repreneur l’état des lieux d’entrée et les relevés de compteurs : sans eux, il ne pourra ni apprécier la conformité à la sortie, ni justifier une retenue. Dernier point : le dépôt ne porte pas intérêt au bénéfice du locataire, vous restituez le montant versé et non un montant revalorisé.